#2 Tools van een Virtual Assistant

Geplaatst door Lenora Chaoui - de Jong op

De virtual assistant

Wat doet de virtual assistant. De meesten van ons kennen de titels als secretaresse, office manager, management assistent, e.d. Maar in deze tijd zie je de titel Virtual Assistant steeds meer opkomen in de vacatures. 

Virtual assistant

We kunnen nu ons leven bijna niet meer voorstellen zonder het internet, computer of smartphone. En daarmee zijn er nieuwe snellere mogelijkheden vrij gekomen voor de Assistent. De virtual assistant doet zijn/haar werk op eigen locatie. Werkondersteuning op afstand. En hier heeft de virtual assistant een aantal handige tools: 

1. Dropbox 

Dropbox Business is meer dan een veilige opslagplaats voor bestanden, het is een smart workspace waar teams, tools en materialen samenkomen.

2. Whatsapp Web

Whatsapp is een bekende app om met mensen te communiceren. Maar wat mij enorm veel heeft opgeleverd is de webversie. Uiteraard is de app ook te installeren op de computer. Maar via de webversie kan je gesprekken voeren via je computer met iedereen in je telefoonlijst. Wat ik zo enorm handig vind is het delen van documenten vanaf je computer rechtstreeks whatsapp in en/of andersom. 

3. Google G suite & Microsoft Office 365

Google G Suite en Microsoft Office 365 zijn goede hulppakketten waar elke Virtual Assistant mee vooruit kan. E-mail - Agenda - en nog veel meer. 

4. OneNote (in Microsoft Office)

De digitale notitieblok

OneNote vind ik ideaal om mee te werken omdat ik deze ook op mijn mobiele telefoon geinstalleerd heb staan. Hierdoor kan ik overal waar ik ben, snel notities maken die ik later kan uitschrijven en uitwerken. Vanaf elke computer kan je online toegang krijgen tot al je notities. 

5. Skype

Skype is makkelijk in gebruik voor al je videocalls. Om overleggen met je klanten aan te gaan is videobellen een geweldig manier. Via Whatsapp heb je ook de mogelijkheid om 1 op 1 te video bellen. Maar Skype voegt daar nog aan toe dat je ook met meerdere mensen tegelijk kan videobellen, rechtstreeks vanaf je computer af. Skype werkt goed omdat veel mensen bekend zijn met de Skype software en hebben hierdoor geen extra uitleg nodig. Skype bied ook de mogelijkheid om PowerPoints, documenten & schermen te delen. Maar tegenwoordig kan je ook Liveondertitels instellen. De mogelijkheden zijn enorm. 

 7. World Time Buddy

world time buddy

Wanneer je een Virtual Assistant bent die ondersteuning aanbied over de gehele wereld. Dan heb je te maken met verschillende tijd zones. World Time Buddy helpt jou om snel te zien hoelaat het aan de andere kant van de wereld is. 

 

Virtual Assistant Software

Dus stel dat je geen personeel wilt inhuren die jou assisteren in jouw werk en je wilt het uitbesteden aan een robot. Dan zijn dit hele goede opties voor de basis taken: 

Siri

Als je een iPhone of een Macbook computer hebt kan Siri jou helpen om hands free te werken. Je kan Siri vragen stellen om acties te doen voor jou: berichten sturen, informatie opzoeken voor je, teksten voorlezen, en nog veel meer. 

Google Home

Google Home Mini is een compacte slimme speaker die je bedient met je stem. De geïntegreerde Google Assistant beantwoordt je vragen en voert opdrachten voor je uit. Plaats de Google Home Mini in je keuken, woonkamer of slaapkamer en ervaar hoe de Google Assistant jou helpt met je dagelijkse taken.

Een voorbeeldje hoe je goed gebruik kan maken van zo'n spraakgestuurde assistent. Stel dat je bezig bent om een vergadering in te plannen, maar je weet niet de datum van de maandag over 2 weken. In zo'n geval kan je tegen je assistent zeggen: "Hey Google, welke datum is het maandag over 2 weken?" Jouw persoonlijk assistent gaat het voor je opzoeken en geeft antwoord met "dat is maandag 13 januari 2020. Zeer handig voor de basistaken en het bevordert het snel werken en kunnen schakelen. 

 

Ik hoop dat je wat inzicht hebt gekregen over de tools van een Virtual Assistant. Laat gerust een reactie achter of deel met ons wat tips dat je zelf ondervonden hebt om jouw werk te vergemakkelijken. En schrijf je in om op de hoogte te blijven van alle ontwikkeling. 

"Let's have Prosperity in Life" 

Lenora 

 


Deel dit bericht



← Ouder bericht Nieuwer bericht →


Laat een reactie achter

Let op: opmerkingen moeten worden goedgekeurd voordat ze worden gepubliceerd.